1. Rekisterinpitäjä
Silta-Valmennusyhdistys ry(y-tunnus 1618557-2)
Vehnämyllynkatu 4, 33560Tampere
p. 044 0624 050
2. Tietosuojavastaava ja yhteystiedot
Johtaja Sami Wirkkula
sami.wirkkula@siltavalmennus.fi
050 5237315
Vehnämyllynkatu4, 33560 Tampere
Tietopyyntöihin liittyenyhteyshenkilönä toimii asiakkaan työntekijä.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja tietojenkäsittelyn peruste
Asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tukeaSilta-Valmennusyhdistyksen asiakastyötä - laadukasta palvelun toteuttamista,suunnittelua ja kehittämistä. Tietoja voidaan käyttää sekä yksittäistenhenkilöiden asiakassuhteen toteuttamisessa ja palvelusuunnitelman laatimisessa ettäyleisemmin eri palvelutoimenpiteiden pidemmän aikavälin suunnittelussa jatoiminnan arvioinnissa. Tietoja voidaan käyttää myös raportointiin,tilastointiin, laskutukseen ja maksusuorituksiin.
Tietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan suostumus ja lakisääteinenvelvoite. Erityisiä henkilötietoja käsitellään asiakkaan nimenomaisellasuostumuksella.
Keskeinen lainsäädäntö:
§ EU:nyleinen tietosuoja-asetus (GDPR) (EU) 2016/679
§ Lakisosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 2007/159(ml. lakiin tehdyt päivitykset 2021/784, 703/2023)
§ Lakiyksityisistä sosiaalipalveluista 2011/922
§ Lakipotilaan asemasta ja oikeuksista 1992/785
§ Lakisosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015/214
§ LakiKansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 2005/566
§ Sosiaali-ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298
4. Tietolähteet
Asiakkaastakerättävät tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Tiedotkerätään asiakkaan alkuhaastattelussa ja tietoja päivitetään palvelujentoteuttamisen yhteydessä.
Asiakastietojavoidaan joissain tapauksissa saada myös viranomaisilta. Asiakkaalla on oikeustarkastaa häntä koskevat tiedot (ks. kohta 10).
5. Kerättävät tiedot
Asiakasrekisteri sisältää muun muassa seuraavia tietoja:
a) Perustiedot
§ nimi
§ sähköpostiosoite
§ postiosoite
§ puhelinnumero
§ henkilötunnus
§ syntymäaika
§ kansalaisuus
§ siviilisääty
§ äidinkieli
§ pankkitili
b) Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
§ asiakkuudenalkamispäivämäärä
§ asiakkuudenpäättymispäivämäärä
§ osallistumistiedotSilta-Valmennusyhdistyksen eri yksiköiden palveluihin
§ tiedotsuunnitelmista ja palvelujen toteutumisesta
§ läsnäolotiedot
§ asiakaskohtaisetmuistiot ja lisätiedot
c) Muut tiedot
§ tiedotasiakkaan perhetaustasta ja kotitaloudesta
§ tietojaasiakkaan käyttämistä sosiaali-, terveys- ja työvoimapalveluista
§ tietojaasiakkaan koulutustaustasta
§ tietojaasiakkaan työhistoriasta
§ tietojaasiakkaan päihdehistoriasta
§ tietoja asiakkaanrangaistushistoriasta
§ tietojaasiakkaan terveydentilasta
§ asiakkaanantamia itsearviointitietoja
d) Laskutukseen ja maksatukseen liittyvät tiedot
§ vuokranmaksutiedot
§ asumis- jatoimeentulotuen maksutiedot
6. Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen suojaamisenyleiset periaatteet
Asiakasrekisteriintallennettavat asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Jokainen tietoja käsittelevä henkilö allekirjoittaa salassapitosopimuksen tietojen käsittelystä.
Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävien kannalta niiden käsittely on tarpeellista. Sähköinen asiakastietojärjestelmä sisältää oman käyttäjätunnistejärjestelmän. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän, harjoittelijan tai alihankkijanhenkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Pääsy on suojattu sekä teknisin että organisatorisin keinoin. Kun henkilö ei enää tarvitse käyttöoikeuksia asiakashallintajärjestelmään, poistetaan henkilön tunnus. Asiakastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.
Mahdolliset asiakastyönyhteydessä syntyvät, asiakkaita koskevat asiakirjat ja niiden sisältämät arkaluonteiset, luottamukselliset ja salassa pidettävät tiedot säilytetään lukitussa, tälle tarkoitukselle nimenomaisesti varatussa tilassa.
Silta-Valmennusyhdistyksenhenkilöstö on koulutettu ja koulutetaan jatkuvasti huolehtimaan asiakkaidensa tietosuojasta. Ulkopuolisten tahojen (esimerkiksi järjestelmätoimittajat)kanssa, joilla on pääsy asiakastietoihin, on tehty sopimukset tietojen käsittelystä lain edellyttämällä tavalla.
7. Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset
Pääsääntöisesti asiakastietoja ei luovuteta edelleen.
Poikkeuksena tietojen luovuttamiseen on rahoitukseen ja palvelutoimintaanliittyvät, tilintarkastuksen tai hankerahoitustarkastuksen yhteydessä asianomaisille viranomaisille tehtävät tietojen luovutukset. Viranomaisiavoivat olla esimerkiksi ELY-keskukset, Työ- ja elinkeinoministeriö, Oikeusministeriö ja Rikosseuraamuslaitos sekä kunnat ja kaupungit, joiden kanssa Silta-Valmennusyhdistyksellä on sopimus palvelun tuottamisesta.
8. Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueenulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.
9. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kuin se on tarpeellista käyttötarkoitustentoteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tämän jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan. Yhdistys noudattaa henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita.
10. Asiakkaan oikeudet
10.1 Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Joissain tapauksissa tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa tietosuojavastaava tai hänen siihen nimeämänsä henkilö. Tarkastusoikeuden käyttäminen on kerranvuodessa maksutonta.
10.2 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelynrajoittamista
Rekisterinpitäjän on ilmanaiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käyttötarkoituksenkannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun työntekijä odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Korjauspyyntö, käsittelynrajoittamista koskeva pyyntö tai pyyntö poistaa tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Asiakkaan tulee todistaa henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.
Mikäli asiakkaan vaatimus onoikeutettu, asiakasrekisteriin tehdään korjaukset ja mahdolliset toimenpiteetkäsittelyn rajoittamiseksi.
Pyynnöt käsitellään ainatapauskohtaisesti. Mikäli rekisterinpitäjällä on lainsäädäntöön perustuvavelvoite tai oikeus säilyttää tiettyjä tietoja, niitä ei voi poistaa.
10.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeustehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä eiole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
11.Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojenkäsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa työntekijän tulee ottaa yhteyttä Silta-Valmennusyhdistykseen postitse osoitteeseen:
Silta-Valmennusyhdistys ry / Henkilöstörekisteri, Vehnämyllynkatu 4, 33560 Tampere.
Asiakasta voidaan tarvittaessa pyytää täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja asiakkaan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.